Na rotina empresarial, é comum ouvir reclamações sobre a falta de tempo e a sobrecarga de tarefas. Muitos gestores tendem a acreditar que a solução está em aumentar a equipe. Contudo, essa abordagem pode ser superficial e, muitas vezes, ineficaz. Isso porque, ao analisar mais profundamente, percebe-se que a raiz do problema pode estar na forma como as atividades são distribuídas e na maneira em que as pessoas se organizam para produzi-las. 

Uma liderança eficiente não deve apenas focar no que precisa ser feito, mas também discutir com a equipe alternativas e estratégias para garantir que as tarefas sejam cumpridas no tempo e com qualidade. Quando o gestor alinha claramente os prazos de entrega e a ordem cronológica das demandas, ele facilita a organização da rotina de trabalho e, consequentemente, melhora a produtividade. Por exemplo, se um levantamento precisa ser feito para que outra área receba a informação até o meio-dia, é crucial que todos estejam cientes e comprometidos para cumprir esses prazos. 

Análise do cenário

Adicionar novos integrantes à equipe sem uma análise prévia do problema pode agravar a situação. Uma equipe desorganizada, mesmo com mais pessoas, tende a aumentar a confusão e a ineficiência. Portanto, antes de expandir o time, é fundamental organizar e equilibrar a distribuição das atividades. E, se necessário, até trabalhar mais detalhadamente como as entregas estão sendo feitas para minimizar o risco do retrabalho ou de ações desnecessárias. 

Para isso, o gestor deve definir com os todos quem faz o quê, quando e como. No entanto, um fenômeno comum é a equipe seguir essas definições por alguns dias e depois relaxar, voltando às antigas práticas. Esse comportamento pode ser atribuído ao conforto de seguir rotinas familiares, mas também a uma dificuldade em lidar com a hierarquia e os limites impostos pelo novo modelo de gestão.  

Ineficiências

No convívio com o dia a dia da gestão, ainda se percebe uma outra razão que explica a dificuldade de implantar as melhorias nas rotinas de trabalho, que é quando a desorganização está ocultando ineficiências individuais que ficarão expostas com a nova organização. É natural que nessas situações a equipe fique relutante, pois o caos é mais confortável por esconder sua incompetência e limitações.  

Assim, antes de considerar a expansão da equipe, é vital que o gestor olhe para dentro. Esse processo pode ser mais desafiador quando envolve outras áreas da empresa, exigindo negociações e ajustes contínuos. O líder deve estar preparado para monitorar e ajustar esses combinados regularmente, garantindo que a equipe não retorne às práticas anteriores. 

Em resumo, a chave para melhorar a produtividade e a eficiência está na organização interna e na otimização dos processos. A liderança eficaz envolve definir limites, respeitar a hierarquia e trabalhar as verdadeiras capacidades e limitações da equipe. Com uma organização adequada e acompanhamento permanente, é possível alcançar resultados significativos sem a necessidade de onerar a empresa com novas contratações.